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一、工程资料应与工程建设过程同步形成、收集和整理，真实反映工程的建设过程和实体质量。
说明：由于工程建设的复杂性，事后形成的资料有可能记录不全，有的甚至故意掩盖施工过程的真实情况。因此，工程资料的形成、收集、整理应与工程施工进度同步，不得事后补报或事前编制。工程资料的主要作用是反映工程建设过程及工程实体质量，故真实性是对工程资料最基本、最重要的要求。虚假工程资料带来的危害极大，甚至可能关乎人民的生命财产安全，所以应当严格遵守相关规定。
二、工程资料的管理应符合下列规定：
（1）工程各参建单位应将工程资料的管理纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
说明：工程建设是一个复杂的过程，参与工程建设的单位很多，如预拌混凝土、钢筋加工、预制构件等产品或半成品加工企业，设备安装等专业施工单位，检测单位等。每个单位都有各自的工程资料，工程资料的管理应纳入各参建单位工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
（2）工程档案的编制套数、费用、移交时间应在参建各方的合同中做出明确约定。多方参与的工程资料，其份数应满足参建各方的需求。
说明：项目法人在与工程参与各方（包括勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等）签订合同时，应明确工程资料的套数、移交时间等关键事项。“套数”的明确是为了满足不同方面的需求。例如，建设单位可能需要多套资料用于存档、备份和后续管理；施工单位可能需要一定数量的资料用于现场指导和施工。明确套数要求，有助于各方在合同签订时就资料的需求达成共识，避免后续因资料不足或过多而引发纠纷。“移交时间”是确保工程资料及时、准确移交的关键。明确移交时间，有助于各方在项目实施过程中及时完成资料的编制和整理工作，确保资料的及时性和完整性。
（3）工程资料的填写、编制、审核、审批及传递应及时，其内容应符合相关规定。
三、工程资料的形成应符合下列规定：
（1）工程资料应字迹清晰、内容完整、结论明确、签字盖章齐全。
说明：主要是对工程资料卷面质量的要求，没有相关人员及单位的签字、盖章或字迹模糊不清的工程资料没有任何留存的价值和意义。另外，并非所有的资料都要既有签字又有盖章，而是应根据工程资料的特性和表格的要求，需要签字时签字，需要盖章时盖章。工程资料除有明确要求须加盖单位公章外，也可根据相关规定或工程资料的实际情况确定是否加盖项目印章或其他专用章，具体应根据相关规定和工程资料的实际情况确定。如工程资料用表中注明“公章”字样应加盖单位公章，注明“盖章”字样应加盖项目机构章或单位公章，注明“签章”字样应在签字的同时加盖相应人员的执业印章。
（2）工程资料形成单位应对资料内容的真实性、完整性、有效性、可追溯性负责；由多方形成的资料，应各负其责。
说明：由多方共同形成的工程资料，例如报验报审类资料、工程洽商记录及竣工验收记录等，不能简单地认为所形成资料的管理责任由组织验收的一方来承担（例如监理或建设单位），而应该是各自对验收的内容和形成的资料负责。
（3）工程资料应完整齐全，严禁伪造。当确需修改时，应实行划改，由划改人签字确认并加盖印章。
说明：工程资料原则上不应进行修改，以保证工程资料的真实性，对于确需修改的，应保留修改记录，同时应保证修改记录有相应的签字和日期等标注。
四、工程资料应为原件。当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字、日期及原件存放处等信息，提供单位应对资料的真实性负责。
说明：原件是原始记录，能够真实反映资料的原始内容，使资料的真实性得到有效保证，应优先选择。但是工程在实际施工过程中，原件数量往往难以满足对资料份数的需求，因此在工程资料中，允许采用复印件。但考虑到复印件易于造假的特点，提供单位应在复印件上加盖单位印章，旨在保证复印件便利性的前提下，最大限度地提高复印件的真实性。
五、工程资料的收集、整理、移交应由专人负责管理，资料管理人员应经过相应的培训并持证上岗。
六、建设工程项目由多个单位施工的，各施工单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程资料，并及时移交给建设单位。
七、施工过程中对影响结构安全和使用功能的重要隐蔽部位、见证取样工作中的封样和收样，均应留存声像文件并存档。留置声像文件时，施工单位应在监理单位见证下拍摄不少于一份的声像文件进行留存。拍摄的声像文件应注明拍摄时间、拍摄人、拍摄地点以及声像文件对应的工程部位等信息。拍摄的声像文件应为源文件，不得利用编辑软件进行篡改。
八、参与工程项目建设的各方，其法定代表人授权书、工程质量终身责任承诺书、工程竣工永久性质量责任标牌（照片），应符合相关要求，并归档保存。
九、工程项目可编制电子档案，随纸质档案一并移交档案管理机构。电子档案签署了具有法律效力的电子印章和电子签名的，与纸质档案具有同等效力。
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