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来源：深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南
参考学习，具体请按当地档案馆要求
一、 立卷应遵循下列原则：
1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性，便于档案的保管和利用；
2 工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷；
3 一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷；建设工程项目中由多个单位工程组成时，公共部分的文件可以单独组卷；当单位工程档案出现重复时，原件可归入其中一个单位工程，其他单位工程不需要归档，但应说明清楚；
4 不同载体的文件应分别立卷。
二、 立卷应采用下列方法：
1 监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷；
2 施工文件应按单位工程、分部（分项）工程或专业进行立卷；
专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷；室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷；当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建设工程立卷；
3 竣工图应按单位工程分专业进行立卷。
4、案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。
三、卷内文件排列
1 卷内文件应按工程文件归档范围（附件 1）的类别和顺序排列。
2 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
3 图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。
4 当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
四、案卷编目
4.1编制卷内文件页号应符合下列规定：
1 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始，使用打号机以黑色印油打号；
2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；
3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
4.2 卷内目录的编制应符合下列规定：
1 卷内目录排列在卷内文件首页之前；
2 序号应以一份文件为单位编写，竣工图以一张图纸为单位编写，用阿拉伯数字从“1”依次标注；
3 责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号；
5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号；文件标题不能准确反映文件内容的，原文件标题照写，并在其后拟写补充标题，以“[]”符号标识；
6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示；
7 页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号；
8 备注应填写需要说明的问题，如“复印件”“电子证照打印件”、页次变动情况等；
9 案卷序号应填写本案卷在该工程案卷总量中的顺序号；
10 竣工图应逐张编制卷内目录。
4.3卷内备考表的编制应符合下列规定：
1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后
2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数及立卷单位对案卷情况的说明，如页次变动、页号重（漏）号、文件破损、污染等；
3 立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写；
4 直接装盒的图纸卷可在卷盒上填写和签署卷内备考表。
5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定：
1 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序；
2.档号由分类号、年度和流水号组成，建设单位完成档案验收并在“深圳市建设项目档案管理系统”上传签字盖章后的档案验收报告或含档案验收结论的工程竣工验收报告，经审核后，系统自动生成档号，由建设单位在案卷封面、档案盒封面及档案盒背脊填写；
4 保管期限由档案接收保管单位填写，移交单位无需填写；
5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；
6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；
7 密级填写应按国家保密法规相关条例执行，立卷单位不可随意填写；
8 一个卷盒装有两个及两个以上案卷的，应当填写案卷起止号。
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