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01、整理过程分解
01、分类 建设项目存档文件分类就是依据一定的标准，按照存档文件材料的阶段、性质、内容等，对文件材料进行有层次的区分。 02、编排 在分类的最低一级类目内，对存档文件进行排列、排序、组合。按文件性质排列，按事由结合时间、工序、品种、重要程度等进行排序。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 最低一级类目是指分类已经完结，存档文件不再有类别的区分。 03、组卷 将存档文件，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位—案卷。 04、补缺 对没有及时存档的、遗漏的、签字签章手续不全的、文件材质不符合规定的，认真核对检查，及时更正、补缺、复印。 05、编号 对已经组合成卷的存档文件，按文件特性进行编号，按排列顺序逐件编号标注；或在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。如果不能一次完成，可先临时标注。 06、编目 编写卷内文件目录、备考表、案卷封皮、脊背、档号等。 07、装订 存档文件按卷装订成册，也可采取不装订方式。 08、装盒 按挡号顺序装入档案盒，并编写档案盒封面、盒脊及备考表项目。标明总卷数和盒中卷次。 02、文件级整理方法 文件级整理方法，就是将存档文件以件为单位进行分类、排序、编号、编目、装订、装盒。件是存档文件的整理单位。通常确定件的情况为： ①每份文件为一件。 ②文件正本与定稿为一件。如定稿过厚不易装订(法规性文件历次修改稿)，也可单独作为一件，即正本和定稿各为一件。 ③正文和附件为一件。如附件多，且过厚，不易装订，也可单独作为一件，即正文和附件各为一件。 ④原件与复制件为一件。 ⑤来文和复文为一件。如请示与批复、申请与许可、函与复函、报告与批示等，虽是两个不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印证，因此不易分散，应作为一件。 ⑥转发与被转发件为一件。此类文件是一份文件的不同部分，前者是贯相执行要求，后者是具体内容，两者在发挥效力方面难以分割，所以应作为一件。 ⑦正文与文件处理单为一件。文书处理工作比较规范的项目，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的鉴批条等，这些表单真实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，所以应与文件作为一件。 ⑧报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 ⑨会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件，等等。 03、案卷级整理方法 案卷级整理方法，即传统的组卷方法，就是将存档文件以卷为单位进行分类、排序、组卷、编号、编目、装订、装盒。 案卷是一组互有联系的文件集合体，是现阶段档案的基本保管单位。其内在属性是卷内文件之间的有机联系，外在表现形式是用卷皮包装起来的若干份文件。 案卷级整理方法比较适合建设项目存档文件的整理。 01案卷级整理保持存档文件系统性 建设项目文件具有非常明显的系统成套特性。建设项目文件其内在关联性非常强，反映了项目实施过程的有机联系，最终存档都要按照其有机联系形成完整的系列，成套收集，成套存档，成套保存。 因此将一组互有联系的文件组卷在一起，能充分体现文件的来龙去脉和办理运行过程。 02案卷级整理便于管理和利用 在分类的最低一级类目内，对存档文件进行排列、排序、组合。按文件性质排列，按事由结合时间、工序、品种、重要程度等进行排序。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 最低一级类目是指分类已经完结，存档文件不再有类别的区分。 04、整理办法的选择 立档项目有大有小，即便是大小相同的项目，由于其属性不同，产生的文件数量也不同。大项目形成文件多至几万份，少至几千份，而一些中、小项目只有几百份到几千份，形成的文件数量相差很多倍。面对千差万别的立档项目和其所形成的数量不同的文件以及办公自动化的程度、档案人员的计算机技术水平等，并不要求各项目单位必须采用同样的方法去整理文件，而应该结合实际，择优选用，无论选择哪种方法，最终目的就是便于档案的保管和利用。 文章来源《城市建设与工程项目档案管理》
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